1. Aufsichtsratsbüro
Wachsende Pflichten und Anforderungen setzen Aufsichtsräte auch organisatorisch zunehmend unter Zugzwang: Ein Weg, diesen Herausforderungen zu begegnen, ist die Einrichtung eines Aufsichtsratsbüros. Abhängig von den Aufgaben kann das Aufsichtsratsbüro den Aufsichtsrat sowie den Vorstand bei der Informationsvermittlung an den Aufsichtsrat unterstützen oder als Bindeglied zwischen den beiden Gremien agieren. Laut unserer Umfrage ist dieser Ansatz jedoch nach wie vor noch nicht sehr weit verbreitet. Ein Grund hierfür mag weiterhin das immer noch fehlende Bewusstsein für die Vorteile eines solchen Aufsichtsratsbüros sein. Wie bereits im vergangenen Jahr antwortet eine deutliche Mehrheit der von uns befragten Aufsichtsräte mit "nein" (69 Prozent in 2024 und 67 Prozent in 2023) in Bezug auf die Frage, ob es in ihrem Unternehmen ein eigenes Aufsichtsratsbüro gibt, 63 Prozent davon bei den börsennotierten Unternehmen und 74 Prozent bei den nicht-börsennotierten Unternehmen.
Abbildung 8: Wie organisiert sich der Aufsichtsrat in Ihrem Unternehmen? Gibt es ein eigenes Aufsichtsratsbüro?
2. Anbindung der Organisation des Aufsichtsrats
Im Hinblick auf die Anbindung der Organisation des Aufsichtsrats zeigt sich ein gleichbleibender Trend: So geben in diesem Jahr sogar 71 Prozent der befragten Aufsichtsräte – im Jahr 2023 waren es noch 61 Prozent – an, dass diese an den Vorstand angebunden ist, bei börsennotierten Unternehmen 74 Prozent und bei nicht-börsennotierten Unternehmen 64 Prozent. Weitere 28 Prozent geben an, dass die Anbindung der Organisation beim Aufsichtsrat selbst verortet ist. Lediglich 2 Prozent der befragten Aufsichtsräte nicht-börsennotierter Unternehmen sagen weiterhin, dass die Organisation bei einem externen Dienstleister angebunden ist, was bei börsennotierten Unternehmen dagegen nicht vorkommt.
Abbildung 9: Woran ist die Organisation des Aufsichtsrats angebunden?
3. Aufsichtsratsbudget
Mit den gestiegenen Pflichten und Anforderungen für den Aufsichtsrat gehen auch höhere Kosten und Auslagen einher. Aufgrund dessen gibt die Frage, ob der Aufsichtsrat zur Gewährleistung seiner Aufgaben und Unabhängigkeit vom Vorstand über ein eigenes Budget verfügen sollte, immer wieder Anlass zur Diskussion. Unsere Umfrage zeigt jedoch, dass die Mehrheit der befragten Aufsichtsräte nach wie vor über kein eigenes Budget verfügt: Das gilt für börsennotierte etwas weniger als für nicht-börsennotierte Unternehmen (74 Prozent Anteil versus 78 Prozent).
Abbildung 10: Verfügt der Aufsichtsrat in Ihrem Unternehmen über ein eigenes Budget?
4. Qualifikation der Fachkräfte zur Organisation des Aufsichtsrats
Bei beiden Aufsichtsratsgruppen wird der Aufsichtsrat vor allem durch administrative Fachkräfte oder Juristen unterstützt, jedoch mit einer etwas anderen Relevanz. Während sich bei den börsennotierten Unternehmen die Fachkräfte eher aus Juristen zusammensetzen (40 Prozent versus 36 Prozent Anteil), geben die befragten Aufsichtsräte aus nicht-börsennotierten Unternehmen eher eine Zusammensetzung aus nur administrativen Kräften an (41 Prozent versus 32 Prozent Anteil bei den börsennotierten Vertretern).
Abbildung 11: Wie setzen sich in Ihrem Unternehmen die Fachkräfte zur Organisation des Aufsichtsrats zusammen?
5. Tätigkeiten der Fachkräfte
Gefragt nach den Tätigkeiten, die von den Fachkräften zur Organisation des Aufsichtsrats übernommen werden, zählen die logistische Unterstützung (87 Prozent) und Vorbereitung und rechtzeitige Übermittlung der Sitzungsunterlagen (85 Prozent) zu den Hauptaufgaben, dicht gefolgt von der Protokollführung (80 Prozent). Mit schon deutlichem Abstand folgen die Unterstützung bei der Berichterstattung des Aufsichtsrats (43 Prozent), die Koordination des Ausschusswesens mit der Plenumsarbeit, die Unterstützung bei der Qualifizierung oder Fortbildung, die Koordination von Beratern des Aufsichtsrats und Abstimmungen mit Wirtschaftsprüfern und Beratung der AR-Mitglieder zu Sachthemen (jeweils 31 Prozent), sowie die Budgetverwaltung (22 Prozent).
Abbildung 12: Welche Tätigkeiten übernehmen die Fachkräfte zur Organisation des Aufsichtsrats?
6. Aufgaben des Nominierungsausschusses
Der DCGK sieht vor, dass insbesondere börsennotierte Unternehmen einen Nominierungsausschuss bilden sollen, der für die Vorauswahl der Kandidaten für den Aufsichtsrat zuständig ist. Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, die Vorauswahl der Kandidaten für den Aufsichtsrat zu treffen und sicherzustellen, dass diese effizient, transparent und vertraulich verläuft. Neben der Vorbereitung von Wahlvorschlägen für Anteilseignervertreter in ihrem Unternehmen, fallen dem Nominierungsausschuss weitere Aufgaben zu. Nach diesen gefragt, geben 68 Prozent der befragten Aufsichtsräte die Erstellung von Kompetenzprofilen neuer Mitglieder an. Zu den weiteren Aufgaben des Nominierungsausschusses zählen die langfristige Nachfolgeplanung (58 Prozent Relevanz), die Kompetenzmatrix (34 Prozent Relevanz), die Vorstandsplanung (30 Prozent Relevanz) sowie die Organisation der Selbstevaluation des Aufsichtsrats (28 Prozent Relevanz). 16 Prozent der befragten Aufsichtsräte geben zudem andere Aufgaben, wie die regelmäßige Vorbereitung und Überprüfung des Kompetenzprofils des aktuellen Vorstands und Aufsichtsrats und Tätigkeiten im Bereich Governance, an.
Abbildung 13: Welche Aufgaben hat der Nominierungsausschuss neben der Vorbereitung von Wahlvorschlägen für Anteilseignervertreter in Ihrem Unternehmen?
7. Bedeutung des Nominierungsausschusses
Hinsichtlich der Bedeutung des Nominierungsausschusses zeigt sich in diesem Jahr zum ersten Mal ein Trendwechsel: So nimmt die Bedeutung des Nominierungsausschusses in der Aufsichtsratstätigkeit insgesamt leicht zu (35 Prozent Anteil versus 29 Prozent in 2023). Dennoch zeigt unsere Umfrage, dass die Mehrheit der befragten Aufsichtsräte nach wie vor dem Thema keine erhöhte Relevanz einräumen: Das gilt für börsennotierte etwas weniger als für nicht-börsennotierte Unternehmen (58 Prozent Anteil versus 74 Prozent).
Abbildung 14: Hat die Bedeutung des Nominierungsausschusses in Ihrem Unternehmen zugenommen?
8. Vergütung des Nominierungsausschusses
Die Vergütung für eine Tätigkeit im Nominierungsausschuss wird nach wie vor sehr unterschiedlich gehandhabt. Dabei zeigen sich zwischen börsennotierten und nicht-börsennotierten Unternehmen auch in diesem Jahr deutliche Unterschiede. 45 Prozent der befragten Aufsichtsräte gibt an, die Tätigkeit des Nominierungsausschusses nicht zu vergüten. Damit ist der Anteil leicht gesunken im Vergleich zu 2023 (47 Prozent Relevanz). Bei den nicht-börsennotierten Unternehmen liegt der Anteil an der Relevanzquote bei 62 Prozent weiterhin höher als bei den börsennotierten Unternehmen (35 Prozent). Demgegenüber vergüten 34 Prozent aktuell die Gremiumsmitglieder, vergleichbar zu anderen Ausschüssen. Hier zeigt sich, dass die börsennotierten Unternehmen auch in diesem Jahr eher bereit sind, eine Vergütung zu bezahlen (45 Prozent Anteil). Weitere 15 Prozent vergüten ausschließlich in Form von Sitzungsgeld und 5 Prozent leisten eine Vergütung, soweit im Kalenderjahr eine bestimmte Mindestanzahl an Sitzungen stattgefunden hat.
Abbildung 15: Vergüten Sie die Tätigkeit des Nominierungsausschusses aktuell?
